Пять шагов заключения трудового договора: о чем нужно помнить работодателю?

Заключению трудового договора предшествует переговорный процесс. Переговоры могут проходить как в форме собеседования (в том числе с помощью различных технических средств, например, компьютера), так и в формате обмена электронными сообщениями (письмами).

Общие требования, касающиеся порядка ведения предварительных переговоров, установлены в Законе о трудовом договоре. В их основе – соблюдение двух главных принципов – добросовестности и разумности, которым обязаны следовать как соискатель работы, так и потенциальный работодатель.

Добросовестное ведение переговоров – залог эффективного, плодотворного и, как правило, долгосрочного сотрудничества. Благодаря полной и достоверной информации относительно опыта работы и уровня профессиональной квалификации потенциального работника, а также открытому обсуждению вопросов, связанных с объемом рабочей нагрузки, трудовыми обязанностями и ставкой оплаты труда, участники переговоров имеют возможность заранее оценить перспективы дальнейшей совместной деятельности.

В ходе переговоров стороны должны учитывать права и интересы друг друга (например, при обсуждении графика работы или вопросов оплаты труда работодателю следует учитывать мнение (пожелания) соискателя работы; работодатель вправе требовать от потенциального сотрудника предоставления лишь тех данных, в отношении которых есть оправданный интерес, – например, о профессиональной компетенции соискателя, необходимой для надлежащего выполнения рабочих заданий.

Работодатель не должен требовать от соискателя работы данные, касающиеся частной жизни последнего, которые не имеют прямого отношения к работе (например, информацию о наличии либо отсутствии детей, вероисповедании, сексуальной ориентации, политических взглядах, проблемах со здоровьем и т.п.). С другой стороны, все, что соискатель работы желает сообщить о себе потенциальному работодателю, он заранее отражает в резюме (CV), например, указывая свое семейное положение, круг интересов (хобби), регалии, работу на благо общества (например, опыт волонтерской деятельности), размещая актуальное фото и т.д. Ввиду того, что в Эстонии нет обязательных требований к форме резюме, мотивационным и рекомендательным письмам, их объем и содержание определяет сам соискатель работы.

В целях подготовки к собеседованию работодатель вправе собирать информацию о соискателе из открытых источников (например, социальных сетей) или обратившись к предыдущему работодателю, данные которого работник указал в своем резюме. В последнем случае можно задать всего два вопроса: «Работал ли у вас этот человек (имя/фамилия)?» и если работал, то «На какой должности?». Никаких дополнительных вопросов и оценочных суждений в отношении соискателя работы не допускается. До начала собеседования работодатель обязан проинформировать соискателя работы о целях, с которой собираются данные (например, подготовка к собеседованию).

Важно помнить, что в действующем законодательстве нет обязательного перечня документов, которые нужно предоставлять работодателю для заключения трудового договора. В этой ситуации стороны вновь исходят из принципов диспозитивности, добросовестности и разумности – какие документы необходимы и достаточно ли их для надлежащего заключения трудового договора.

В некоторых случаях (например, при трудоустройстве в качестве опорного лица, руководителя деятельностью, няни) работодатель вправе сделать дополнительный запрос о соискателе работы в регистр наказаний (в целях получения выписки с информацией о действующих наказаниях). Запрос данных в отношении другого физического лица облагается государственной пошлиной в размере 4 евро и осуществляется через систему E-toimik.

По завершении предварительных переговоров (но до начала работы) работодатель обязан в ясной и понятной форме письменно проинформировать работника об условиях труда (например, отправив ему проект трудового договора по электронной почте). При этом копия письма о передаче указанных данных (или выписка о передаче работнику информации в системе документооборота) должна храниться работодателем на протяжении всего срока действия трудового договора, а также в течение десяти лет после его прекращения. Нарушение обязанности по информированию работника может повлечь за собой штраф в размере до 1200 евро, а в случае с юридическими лицами – до 32 000 евро.

При возникновении спора о том, был ли заключен договор и на каких условиях, риск несет работодатель.

В соответствии с результатами проведенных переговоров и с учетом достигнутых соглашений по всем важным условиям труда, между работником и работодателем до начала работы заключается письменный трудовой договор (как вариант – в электронной форме). Договор оформляется в двух идентичных экземплярах – по одному для каждой из сторон - и считается заключенным с момента его подписания.

В виде исключения допускается заключение трудового договора в устной форме на срок до 14 календарных дней.

Трудовой договор считается заключенным и в том случае, когда работник соглашается на работу, выполнение которой, исходя из принципа разумности, можно предполагать только за вознаграждение (фактический допуск работника к труду).

По общему правилу, трудовые договоры заключаются на эстонском языке (при отсутствии договоренности сторон об использовании какого-либо иного языка). Вполне допустимо заключение двуязычных трудовых договоров; однако в этом случае при возникновении спора, вытекающего из договора, органы, рассматривающие этот спор, будут руководствоваться формулировкой условий договора на эстонском языке.

Все заключаемые трудовые договоры (включая устные) подлежат обязательной регистрации в регистре работы. Как правило, запись в регистр вносится до начала работы или не позднее дня фактического допуска работника к труду. В виде исключения допускается внесение записи о работе в упрощенном порядке (по телефону или смс-сообщением) при условии обязательного дополнения записи в течение семи календарных дней.

Содержащиеся в регистре данные являются основанием для установления сопутствующих трудовой деятельности социальных гарантий – медицинского страхования, возмещения по страхованию от безработицы и т.д.

Комментирует юрист бюро ProgressorДенис Мяус:

Одним из важных условий трудового договора является место работы. Если этот вопрос не оговорен, работник обязан выполнять свои трудовые обязанности в том месте на предприятии работодателя, которое наиболее тесно связано с трудовыми отношениями.

Если стороны договариваются о возможности удаленного выполнения работником своих обязанностей, это обязательно нужно указать либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции работника, являющейся неотъемлемым приложением к договору. Если такого упоминания нет, работник обязан трудиться по месту нахождения работодателя.

При согласовании места выполнения работы необходимо оценить характер труда. Например, работник может выполнять свои трудовые обязанности за пределами единицы местного самоуправления (Харьюского уезда или Таллинна), если работа связана с передвижением (водитель, курьер, торговый представитель и т.д.). Также можно договориться о точном адресе, например, для секретаря, выполняющего свои обязанности в одном месте.

Если стороны договорились о том, что место работы будет находиться в Таллинне, работодатель обязан предоставить работу именно в этом городе, и работник, в свою очередь тоже обязан трудиться в Таллинне. Действующее в Эстонии законодательство не обязывает работодателя оплачивать проезд сотрудника на работу и обратно. Поэтому последнему стоит подумать о том, подходит ли ему такая работа, прежде чем приступать к ней. Например, если работник живет в Локса, а место работы предлагается в Таллинне, то он должен подумать, будет ли экономически целесообразно ездить в Таллинн с учетом оплаты труда и дорожных расходов.

Иногда поездка на работу может быть частью рабочего времени. Если работа начинается в Нарве и продолжается в Таллинне, время на дорогу засчитывается как рабочее. Иными словами, если человек сначала едет в офис или на склад в Нарве и осуществляет там погрузку товара, время, проведенное за рулем по дороге в Таллинн, будет считаться рабочим, поскольку рабочий день уже начался. Однако для точного определения рабочего времени необходимо подробно оговаривать все моменты.