Самое время закрывать год: действия при инвентаризации

На многих предприятиях подведение итогов начинается с инвентаризации, пишет присяжный аудитор и партнёр BDO Eesti Лайле Каасик.

Сложилось представление, что инвентаризации проводят только предприятия с большими запасами. Однако помимо запасов нужно провести инвентаризацию всех групп основного имущества (в т.ч. незавершённого строительст­ва), наличных денег, малоценных и быстро изнашивающихся предметов (МБП), а также требований и обязательств.

Что такое инвентаризация, и зачем она нужна. Общие принципы составления бухгалтерского годового отчёта гласят, что отражаемые в нём имущество и обязательства должны соответствовать понятиям, приведённым в статье 3 Закона о бухгалтерском учёте (RPS), и что в балансе следует представить обзор имущества и обязательств лица, обязанного вести бухгалтерский учёт, по состоянию на дату отчёта.

В части 3 статьи 15 RPS уточняется, что основой составления годового бухгалтерского отчёта являются хозяйственные операции и корректировочные записи за хозяйственный год, отражённые в бухгалтерских регистрах. При составлении годового отчёта лица, обязанного вести бухгалтерский учёт, проводится инвентаризация сальдо имущества и обязательств и оценка соответствия стоимости отражённого в регистрах имущества и обязательств принципам учёта.

Таким образом, цель инвентаризации – уточнить текущие данные бухгалтерского учёта и получить дополнительную информацию о его достоверности. Инвентаризации помогают установить естественные потери, возможные ошибки учёта, кражи, не отражённые в учёте обязательства.

Хотя ни RPS, ни общие принципы составления годового отчёта не содержат правил проведения инвентаризации, из них следует конкретная обязанность как минимум раз в год проводить тщательную (годовую) инвентаризацию всего значимого имущества и обязательств. Как уже было сказано, обязанность и правила инвентаризации запасов и основного имущества общеизвестны. Поэтому здесь мы уделим внимание инвентаризации прочего имущества и обязательств.

Годовая инвентаризация проводится по состоянию на конец отчётного года.

К документации, подтверждающей проведение годовой инвентаризации, относятся акты сверки сальдо, инвентаризационные списки и документы, подтверждающие корректность отображения требований. Эта документация хранится в порядке, установленном RPS для первичных документов бухгалтерского учёта. (Часть 1 статьи 12 RPS: Лицо, обязанное вести бухгалтерский учёт, должно хранить первичные бухгалтерские документы семь лет с конца хозяйственного года, в котором первичный документ был отражён в бухгалтерском учёте.)

– каждый раз сравнивают на предмет соответствия сальдо по банковской выпис­ке и сальдо бухгалтерских банковских счетов;

– один раз в год отправляют письмо о подтверждении сальдо всем финансовым учреждениям, через которые предприятие в течение года вело денежные расчёты.

– периодизация требований (предоплаченных расходов будущих периодов) с учётом принципа возникновения;

– оценка вероятности поступлений по требованиям и, при необходимости, отражение уценки;

– квалификация требований как краткосрочных и долгосрочных;

– отправка писем о подтверждении сальдо и сравнение поступивших ответов с бухгалтерскими данными, при необходимос­ти внесение исправлений в бухгалтерские регистры на основании справок.

Результаты инвентаризации требований оформляются актом, который подписывают проводивший инвентаризацию работник и главный бухгалтер.

– периодизация обязательств (заранее полученных доходов будущих перио­дов) с учётом принципа возникновения;

– пересчёт обязательств в иностранных валютах (за исключением предоплаты) на основании обменного курса Банка Эстонии на дату отчёта;

– квалификация обязательств как краткосрочных и долгосрочных;

– проверка сумм налоговых обязательств по выпискам Налогово-таможенного департамента;

– отправка писем о подтверждении сальдо и сравнение поступивших ответов с бухгалтерскими данными;

– оценка и постановка на учёт потенциальных обязательств.

Большая часть обязательств следует из юридических соглашений (т.н. юридические обязательства). В некоторых случаях обязательства могут происходить из прогнозируемой коммерческой практики предприятия и желания поддерживать хорошие отношения со своими клиентами, работниками, кредиторами и другими деловыми партнёрами (т.н. фактические обязательства). В результате инвентаризации должно выясниться, есть ли у предприя­тия такие обязательства.

– после подачи сальдовых ведомостей сравнивают сальдо и строки в инфосис­теме сальдовых ведомостей с соответствующими запросами;

– в случае расхождений выясняют их причины и при необходимости вносят исправления в сальдовые ведомости.

В отношении всех значимых сальдо дебиторам и кредиторам отправляют письма о подтверждении сальдо.

Следует проделать инвентаризацию аналитических списков требований и обязательств по состоянию на конец года, в ходе которой дебиторам и кредиторам отправляют письма о подтверждении значимых сальдо (акты сверки). Если существует более эффективный способ инвентаризации или речь идёт о незначительных суммах, отправка писем о подтверждении сальдо необязательна.

Если проводится аудит, присяжный аудитор может попросить, чтобы проходящее аудит предприятие разослало партнёрам письма о подтверждении сальдо. Важно отметить, что, применяя в своей работе процедуру подтверждения сальдо, аудитор должен контролировать сверку сальдо. Это означает, что когда аудитор определит, какие сальдо нужно подтвердить, соответствующие письма о подтверждении сальдо будут разосланы под контролем аудитора (например, при рассылке писем о подтверждении по электронной почте копия письма отправляется аудитору).

По своей сути письмо о подтверждении сальдо является актом сверки или даже сальдовым опросом с запросом подтверждения. Актом сверки сальдо называется документ, который передают лицу, в отношении которого имеется какое-либо материальное или нематериальное требование или обязательство, с целью получить подтверждение наличия требования или обязательства того же размера.

Письмо о подтверждении сальдо следует составить в форме запроса подтверждения, чтобы получатель ответил, согласен он или нет с представленной в запросе информацией, и при необходимости сообщил дополнительную информацию.

– данные отправителя (в т.ч. данные контактного лица);

– дату отправки;

– данные получателя;

– адрес отправки ответа (адрес электронной или традиционной почты и т.п.);

– размер обязательств или требований;

– имя, роль (должность) и подпись уполномоченного на утверждение сальдо лица.

В зависимости от обстоятельств акт сверки может быть составлен с разной степенью детальнос­ти (например, включать объёмы отдельных сделок, связанные гарантии и залоги, сроки и т.п.).

Копию отправленного письма о подтверждении задолженности нужно обязательно предоставить бухгалтеру, чтобы при необходимости можно было подтвердить как его отправку, так и содержание.

В письме о подтверждении сальдо следует указать номинальные суммы, из которых не вычтены потенциально невозвратные суммы и дисконтированные проценты. При наличии нужно указать также внебалансовые требования по штрафам и пеням.

Следует предоставить достаточное время на ответ. Оно зависит от многих обстоятельств, таких как время на обработку ответной информации, выпавшие на период ответа государственные праздники и отпуска, географическое положение респондента и т.д.

Поступившие ответы сравнивают с данными бухгалтерии. В случае расхождений ведётся выяснение в электронной переписке вплоть до ликвидации расхождений. Если в течение мыслимого времени ответ за запрос сверки сальдо не поступил, можно отправить повторный запрос.

В случае каждого неполученного ответа следует выполнить альтернативные процедуры, чтобы получить достоверную информацию о верности проверяемого сальдо. Однако они, как правило, сложны и занимают много времени.

– в случае сальдо не оплаченных покупателями счетов – изучение последовательности специфических денежных перечислений, транспортных документов и продаж в самом конце периода;

– в случае сальдо неоплаченных счетов поставщиков – изучение последовательности денежных выплат, писем от третьих лиц и других документов, например, накладных на полученный товар и счетов, проверка отображения неоплаченных счетов поставщиков по согласованным условиям (клаузулам) поставок.

Для инвентаризации требований и обязательств между подающими сальдовые ведомости учреждениями публичного сектора письма о подтверждении сальдо не отправляют, обмен данными по сальдо и оборотам ведётся по элект­ронной почте. Не требуется и подтверждение требований и обязательств всеми участниками, принятие решения возложено на главного бухгалтера.

Качество инвентаризации имущества и обязательств зависит от корректности её подготовки и проведения. Поскольку имущество и обязательства всех предприятий различаются, принципы инвентаризации стоит описать во внутренних документах.

Нередко именно сверка сальдо выявляет тот факт, что какой-нибудь счёт завалялся у кого-нибудь в столе, и предприятие поневоле неверно отразило своё экономическое положение и к тому же не выполнило обязательства перед партнёром. Или, наоборот, полученные счета по какой-нибудь причине выпали из списка неоплаченных. И если не проверить и не спросить, партнёр может так и не получить свои деньги.

Качественно проведённая инвентаризация сальдо имущества и обязательств обеспечивает руководителям всех подразделений предприятия уверенность в достоверности информации об имуществе и обязательст­вах в финансовой отчётности и программе учёта.