Бизнесмены столкнутся со стихией

А бедствие потому, что предприниматели понесли незапланированные расходы, бухгалтеры получили дополнительную работу и головную боль.

Но ведь со стихией бороться бесполезно, не считая разгона облаков над Красной площадью в дни парадов. Ну, поворчали мы все дружно на чиновников Налогового департамента. Ну, один из них даже пообещал уйти, потом, правда, передумал. Если бы кто-то из нас попытался выяснить, почему такая подозрительная спешка именно в последний год распределения евроденег (период 2007–2014) и почему TSD 2015 планировали ввести летом 2015 года, а ввели в январе, то понял бы, что это расследование ни к чему бы не привело и бесполезная борьба со стихией закончилась бы.

Итак, стихия! Что же нам остаётся делать? Мы же сидим дома в ураган и запасаемся зонтиком в дождь. Правильно, нам остаётся ПРИСПОСАБЛИВАТЬСЯ.

Процесс дигитализации делопроизводства необратим, и он будет развиваться всё быстрее и быстрее, и это надо принять.

В нашей стране в этом процессе лидирует государство, значит, оно и будет задавать темп в этой сфере. Появление новых электронных услуг - процесс двухсторонний. С одной стороны, предприниматели несут дополнительную нагрузку, так как надо перестроить некоторые управленческие процессы, обновить программное обеспечение. Но с другой стороны, фирмы получают электронные услуги. Государство иногда задаёт слишком резвый темп в развитии дигитальных услуг. Но предприниматели тоже должны задуматься над повышением эффективности работы управленцев как раз за счёт максимального использования предоставляемых со стороны государства электронных услуг.

Плюсы, которые дают электронные услуги, нужно активно использовать. Любой обмен данными с помощью электронных услуг резко уменьшает время на обработку документов, а значит, повышает эффективность работы управленцев.

Бухгалтер может часами сидеть и усердно заносить данные из банковской выписки в бухгалтерскую программу, а может за несколько минут загрузить в программу файл с банковской выпиской.

Процесс подачи декларации TSD занимает несколько минут, если продвинутая программа расчёта заработной платы позволяет сформировать файл для загрузки данных в Налоговый департамент. Если бухгалтер заносит те же данные вручную на сайте Налогового департамента, то на обработку декларации по 10–20 работникам может потребоваться до часа времени. Экономия рабочего времени при использовании электронных услуг очевидна, а при постоянно растущих затратах на зарплату это становится существенным источником экономии, то есть прибыли.

Массу времени позволяет сэкономить возможность электронной загрузки файла с данными декларации по НСО (KMD) и сделкам свыше 1000 евро, загрузка файла с данными налогов на заработную плату TSD, загрузка банковской выписки, загрузка платёжных поручений, загрузка массового платёжного поручения. Также может загружаться файл с данными прямого платёжного поручения для оплаты счетов членов квартирного товарищества.

Если к вышеперечисленным электронным загрузкам добавить возможности обмена электронными документами между партнёрами, то вы получите современную, эффективную систему управления. Эта система будет отвечать требованиям рынка и быстро приспосабливаться под требования государственных служб.

Конечно, устаревшее программное обеспечение тормозит внедрение электронных услуг в делопроизводство фирмы. Основные факторы, тормозящие эффективную работу предприятий, - неэффективные приёмы работы и сомнения, что понесённые затраты принесут пользу.

Часто взаимоотношения между клиентом и фирмой бухгалтерского обслуживания строятся по следующей схеме: сначала клиент выписывает счета покупателям в редакторе Word или в таблицах Excel, потом он тратит время на передачу этих счетов в бухгалтерскую фирму. Затем специалист бухгалтерской фирмы повторно заносит бухгалтерскую информацию по этим счетам в свою программу. Очевидно, что двойной ввод одной и той же информации - это потеря времени всех участников процесса. При обработке счетов от поставщиков потери времени ещё больше. Налицо неэффективная схема работы.

Возможен выход: клиент начинает выписывать счета покупателям и вводит счета от поставщиков в специализированной программе, которая автоматически формирует бухгалтерские проводки. Раз в неделю или в месяц файл с бухгалтерскими проводками клиент отправляет в бухгалтерскую фирму. Специалист обслуживающей фирмы загружает файл с бухгалтерскими проводками в свою программу. Эффективность налицо. Цена вопроса – стоимость специализированной программы для обработки счетов и обучение при изменении схемы работы. На рынке такие услуги можно найти за 150–250 евро. Обновлённая схема работы может окупиться и приносить прибыль уже через пару месяцев. Головную боль и расходы можно превратить в дополнительную прибыль. И тогда ни стихия под названием департамент, ни стихия рынка не страшны. Как сказал дорогой товарищ Джабраил: «Тот, кто нам мешает, тот нам поможет!»

Андрей Соколов, член правления, консультант фирмы Infotec ERPsystem