Путаница с законом о защите информаторов ляжет на плечи предпринимателей

В компании Telia система для информаторов используется уже более десяти лет. «Мы существенно упростили эту систему ради ее прозрачности как для обработчика жалоб, так и для заявителя. Мы говорим, что можно обращаться с сообщениями о любом нарушении закона или неэтичном поведении, которое произошло в организации, и это никак не ограничивается правом Европейского Союза или содержанием жалобы», — рассказал эксперт по защите данных Telia Андрус Хинрикус.

По словам Кристель Тийтс, руководителя направления правового консультирования Grant Thornton Baltic, предпринимателям не стоит опасаться, что система информирования вызовет лавину жалоб. «Если через этот канал поступает много жалоб, это может быть полезной обратной связью для руководства компании, которая ранее не имела возможности открыто обсуждать эти проблемы или предотвращать их», — отметил Хинрикус. «У нас 1500 сотрудников, сотни тысяч клиентов и сотни партнеров, и ежегодно через эту систему поступает около десяти жалоб», — добавил он.

Количество жалоб можно сократить за счет обучения сотрудников. Они должны знать, какие сообщения ожидаются в этом канале, как проходит процесс уведомления и кто будет рассматривать жалобы, отметила главный правовой консультант Grant Thornton Baltic Элис Талисайнен.

Жалобы можно рассматривать тремя способами: внутри компании, внешними органами и публично. Публичное обращение происходит в крайних случаях и может нанести значительный ущерб репутации компании, подчеркнула Талисайнен. «Риск для информатора может заключаться в том, что если внутреннее и внешнее рассмотрение не дают удовлетворительного результата, и он обращается к общественности, это может нарушить соглашение о конфиденциальности коммерческой тайны», — добавила Тийтс.

Тийтс рассказала о случае двухлетней давности, когда на корпоративном мероприятии сотрудник подвергся домогательствам и обратился в руководство. Поскольку это была крупная компания с руководством в Литве, жалобу проигнорировали. «Через несколько месяцев ситуация обострилась, поскольку пострадавшего и обидчика назначили на совместное проведение инвентаризации», — рассказала она.

Если бы была система информирования и обязательство рассматривать жалобы, этого конфликта можно было бы избежать. «Если бы был внутренний или внешний обработчик, он должен был бы заняться этим делом в установленные законом сроки», — добавила Тийтс. «Когда проблема дошла до руководства, было уже поздно», — признала она. Хотя проблему удалось решить, пострадавший сотрудник через несколько месяцев все же покинул компанию.

Хинрикус отметил, что жалобы обычно касаются не домогательств или дискриминации, а вопросов тендеров, конфликта интересов, другого неэтичного поведения или нюансов отдельных трудовых отношений.

«Всегда лучше, чтобы все проблемы решались внутри компании, а не выносились на публичное обсуждение, когда у сотрудника нет другого выхода, кроме как обратиться к общественности», — отметил Хинрикус, подчеркнув, что система уже доказала свою эффективность.

Штрафы предусмотрены за препятствие информированию, давление на заявителей или нарушение конфиденциальности. «Но денежного штрафа за то, что компания, обязанная создать систему информирования, этого не сделала, в законе нет. Единственное, о чем можно говорить, — это ущерб репутации», — пояснила Тийтс.

Штрафы составляют до 300 единиц для физических лиц и до 100 000 единиц для юридических. «Это был политический выбор», — добавила Тийтс.

Эстония задержалась с принятием закона. «Здесь нужно обратить внимание на наших законодателей и политиков. ЕС уже начал процедуру нарушения, так как мы опоздали с внедрением директивы. Закон должен был вступить в силу два-три года назад», — сказала Тийтс.

Закон направлен на защиту от дискриминации и обеспечение безопасности тех, кто сообщает о нарушениях. Он распространяется не только на сотрудников, но и на акционеров, руководителей, стажеров и волонтеров. Закон обязывает компании создать канал для уведомлений и заниматься их обработкой.

Закон не требует обязательной анонимности, но гарантирует конфиденциальность. «Полной анонимности не нужно, главное — это конфиденциальность», — сказала Тийтс. «Наш опыт показывает, что большинство заявителей не стремятся к анонимности и выступают под своими именами, но бывают исключительные случаи. Если анонимность не предоставляется, сообщение может не быть сделано или будет использован иной канал вне компании», — добавил Хинрикус.

Это зависит от компании, уточнила Талисайнен. «В некоторых организациях анонимность — это необходимое условие, но это также может быть дороже с точки зрения затрат», — сказала она.

Компании должны определить свои потенциальные проблемы. Каналы уведомлений зависят от структуры организации. Чем больше компания инвестирует, тем более эффективными будут решения для устранения и предотвращения проблем. «Часто руководство способно оценить, какие внутренние проблемы могут возникнуть», — добавила Талисайнен. «Это не так, что отправляется единый шаблон для всех клиентов. Все делается в сотрудничестве», — подчеркнула она.