Да, дигитализируемся. Но как конкретно это делать?

Приведу фрагмент из разговора с владельцем предприятия, которое собиралось проводить дигитализацию (60+ сотрудников, оборот 5+ млн евро в год, производство под заказ). Мы беседовали в феврале 2021 года:

- В декабре мы начали проект по внедрению ERP-системы, к летним отпускам закончим! (ERP-система – система позволяющая централизованно управлять ресурсами и процессами компании – ред.)

- А какую систему выбрали? Кто будет партнером по внедрению?

- Еще не знаем. К нам разные ИТ-фирмы приходили - хотели продать свою “лучшую” систему, но я им не верю - они же не понимают нашей специфики.

- То есть ERP-система еще не выбрана, но срок запуска уже определён?

- Да, нет смысла тянуть - после отпусков много работы будет.

- А сколько предприятий вы посетили для ознакомления с различными системами и опытом их внедрения?

- Похожих на нас компаний нет, поэтому на других смотреть нет смысла - а из конкурентов никто ничего не расскажет.

- Возможно. А когда у вас было последнее собрание по этому проекту?

- В декабре. Но потом было много заказов и я попросил руководителя проекта к началу марта подготовить презентацию. Руководителем проекта я назначил старшего менеджера из отдела продаж.

- Он, видимо, раньше внедрял ERP-проекты или участвовал в них?

- Нет, но он у нас работает с самого начала. Главное, что он досконально знает нашу технологию, клиентов, сотрудников и сильно мотивирован.

Нет смысла продолжать пересказ - на все вопросы я получал либо “что, простите?”, либо ответ, который добавлял минусов в судьбу данного проекта. Еще через 10 минут директор помрачнел и сказал “не знаю, как там у других, но у нас всё заработает. И не такое делали”.

Посетив эту же фирму в начале 2022 года по просьбе того же директора “подсказать, что нам делать дальше”, я увидел, к чему пришла компания за это время:

•Excel и Outlook - по-прежнему основные рабочие инструменты

•В ERP-систему вносят данные, но информацию оттуда получает только отдел финансов.

•Из заявленных 7 модулей системы по факту работает только 4

•Бюджет на проект закончился еще в августе – после того, как компания уже во второй раз попыталась завершить внедрение системы.

•Появилась новая система для управления продажами (без интеграции с ERP). Процент успешно завершенных продаж считается в Excel-таблице, а не в CRM- системе.

•…в коллективе ходит саркастическая шутка про монстра с именем ERPzilla

Итог: теперь надо проаанализировать ошибки внедрения этой системы и решать – вводить новую или «ремонтировать» эту.

Реальность такова, что проекты по дигитализации редко успешны на 100% - всегда что-то пойдет нет так. Ниже приведу универсальные правила, которые помогут вам не совершать критичные ошибки при внедрении дигитальных изменений.

Если на этот вопрос нет четкого и понятного для сотрудников ответа, то нет и бизнес-проблемы, которую ERP-проект сможет решить.

Как правило, к основным проблемам относятся: разрозненные данные, туманность цепочки поставок, ограничение роста компании из-за “потолка” процессов, тысячи писем в рабочем почтовом ящике. Приведу еще несколько примеров:

•специалисты из других компаний видят наши 50 таблиц Еxcel и не хотят идти к нам на работу

•все отделы вроде бы честно работают, но суммарный результат компании непредсказуем

•непрозрачные денежные потоки: директор ждёт отчёта из бухгалтерии и работает по финансовым показателям “из прошлого”

•не понятно, почему один коммерческий проект успешен, а другой нет.

Определите, из каких действий состоят процессы, как конкретно эти действия исполняются. Назначьте людей, которые отвечают за ключевые данные. Например:

•руководитель отдела закупок отвечает за регистр поставщиков. Он должен быть централизован, данные логичны, актуальны и целостны.

•Главный проектировщик отвечает за номенклатуру компонентов, логику их наименования, размерности каждого компонента.

То есть - закройте все “хвосты” ДО начала масштабного проекта дигитализации.

В подобных проектах и так много сложностей. Так зачем умножать их на 2, выбирая партнера, который пусть и профессионал, но общаться с которым тяжело.

В противном случае вы будете следующие 10 лет заниматься разработкой космического корабля в открытом космосе - и часто без скафандра. Нет ни одной системы, которая на 100% подойдет именно вашей компании. Но помните - нет ни одной компании, которая на 100% правильно организована и правильно управляется. Поэтому изменения будут с обеих сторон - модифицируйте (минимально) систему и меняйте свои процессы.

Верный способ узнать о методах работы вашего ИТ-партнера: посетить компании, где в последние 1-3 года он внедрял ИТ-системы. Спросите напрямую: как проходил проект и как работает система. Если партнёр никак не может спланировать такие визиты, то, наверное, такой партнер вам не нужен.

Смена поколения системы, изменение политики лицензирования, новый руководитель и т.д. Чем лучше вы узнаете, что и у кого покупаете, тем меньше рисков для вас.

Если между людьми нет сотрудничества, то проект всё время будет лихорадить из-за межличностных отношений. Как правило, те, кто продают ИТ-решение никогда не занимаются его внедрением. Поэтому на этапе знакомства с потенциальным партнёром добейтесь встречи именно со специалистами по внедрению.

Для “подрастающих” компаний разовая выплата в 20 000 евро в неподходящий момент может быть критичной. Нужно помнить и о расходах после завершения проекта.

В их календарях забронировано время для работы над проектом. Лучше запланировать больше - излишки времени (чего никогда не бывает в ERP-проектах) всегда можно перенаправить другую работу.

Как правило, компании, которые за последние 5-10 лет достаточно не инвестировали достаточно ни в бизнес-процессы, ни в инфраструктуру, ни в дигитализацию, достаточно тяжело решаются на новые вложения.

Владелец морально не готов к застратам на дигитализацию, даже если готов купить оборудование за миллионы.

Так что перепроверьте себя - вы не ИТ-программу покупаете, а инвестируете в рост своей компании через покупку дигитальных технологий и их внедрение.