Как повысить эффективность работы в офисе

Руководитель Samsung Eesti Тоомас Тийтс дает советы, как создать в офисе приятную атмосферу, которая вдохновит работников на достижение лучших результатов и повысит эффективность офисной работы.

Рабочая среда влияет на продуктивность человека больше, чем можно себе представить. Очевидно, в светлом отремонтированном помещении возникает более сильное желание работать, чем в темном, но следует обратить внимание и на мелочи, которые важны, например, при работе на дому – порядок на рабочем столе и подходящая настольная лампа создают более рабочий настрой, чем беспорядочное окружение. Также не стоит недооценивать полезность технических новинок.

«Работая в компании Samsung, мы, вероятно, имеем дело с большим количеством новейших устройств, чем обычный офис, но ни одно предприятие не обходится совсем без техники – обязательно нужны телефоны, принтеры, компьютер и прочая офисная техника. Современная техническая промышленность непрерывно придумывает, как сделать выполнение работы еще более эффективным при помощи смарт-устройств, – говорит Тийтс. – Например, в этом году лидером можно считать электронную интерактивную доску Samsung Flip, которая уже заменила традиционный флипчарт во многих офисах в Эстонии, поскольку при помощи доски Flip можно проводить презентации и делать заметки без использования бумаги, а потом просто поделиться нужной информацией со всеми, присутствовавшими на собрании».

По словам Тийтса, одним из наиболее важных факторов продуктивности является скорость, что означает, что техника должна работать гладко и без нареканий.

О пользе правила двух минут знаменитого консультанта по управлению Дэвида Аллена в мире ведется немало споров. Ставший классическим совет гласит, что, если на выполнение дела понадобится меньше двух минут, нельзя откладывать его на потом, а нужно сделать сразу. Несмотря на то, что на первый взгляд это плавило может показаться излишне ограничивающим, на деле оно повышает производительность, поскольку предотвращает такие случаи, когда человек дольше двух минут размышляет, выполнить ли задачу сейчас или отложить на будущее.

«По этому поводу можно упомянуть старую эстонскую пословицу – что сегодня сделано, завтра не побеспокоит. К тому же и в этом нам снова поможет техника. Например, одним из дел, предназначенных для немедленного выполнения, можно назвать электронную переписку, которой в наше время можно с комфортом заниматься на мобильном телефоне, планшете или ноутбуке практически в любом месте» – сказал Тийтс.

Работоспособность творческих людей нередко понижается оттого, что из загоняют в жесткие рамки. Поэтому обеспечение гибкости может стать ключевым фактором в возникновении новых творческих идей.

«Собрания не обязательно проводить в конкретном помещении за конкретным столом. Если людям так нравится, совещание можно переместить в кухонный уголок или комнату отдыха. Телефоны, ноутбуки и интерактивную доску можно взять с собой, и даже из скучных и банальных тем может вылупиться свежая идея, – сказал Тийтс. – Различные цифровые решения позволяют людям провести совместное совещание даже тогда, когда они разбросаны по разным сторонам света, поскольку заметками и планами можно очень просто делиться в электронном виде – как пример можно снова упомянуть электронный флипчарт Flip, которая делает проведение совещаний более комфортным, технологичным и определенно более интересным».

Кофе-машина, рабочий стол, уголок отдыха, туалет, кафе – если хочется успеть сразу и делать все одновременно, от электронной переписки за обедом до встреч с клиентами и совещаний, можно быть уверенным, что к концу дня ничего не будет сделано, как следует. Лучше выполнять задачи по одной и в четком порядке.

«Само собой, нужны регулярные перерывы для отдыха и физкультуры. Исследования показали, что человек продуктивнее всего, когда работает над задачей примерно полтора часа, а затем делает перерыв не меньше 15 минут», – говорит Тийтс.